AI-agents voor uw back-office.
Gebouwd rond uw proces.
Een AI-agent neemt één terugkerend stuk administratief werk van u over — orders overtypen, inkoopfacturen controleren, leveranciers opvolgen — en legt elke actie ter goedkeuring aan u voor.
Geen chatbot, geen nieuw systeem. De agent werkt in uw bestaande Exact Online, en in uw mailbox en portalen.
Wat een AI-agent in uw bedrijf doet
Een agent is software die zelfstandig een taak uitvoert op basis van uw regels: hij leest, controleert, bereidt voor en vraagt om akkoord. Dit zijn de taken waarvoor we agents bouwen.
Orderverwerking
Orders uit e-mail, pdf, webshop of retailportaal (WebEDI).
Een complete order in uw pakket, met artikel, aantal, prijs en leverdatum gecontroleerd.
Afwijkende prijzen, onbekende artikelen, spoedorders.
Inkoopfacturen controleren
Inkomende facturen als pdf of e-mail.
Match met inkooporder en ontvangst, boekingsvoorstel klaar in uw boekhoudpakket.
Verschillen in bedrag of aantal, facturen zonder order.
Inkoop en leveranciersopvolging
Voorraadstanden, openstaande orders, bevestigingen van leveranciers.
Inkooporders en herinneringen aan leveranciers die nog niet bevestigd hebben.
Elke uitgaande inkooporder.
Debiteuren en betalingsherinneringen
Openstaande posten en bankmutaties.
Herinneringen per klant, in uw toon en volgens uw betaalafspraken.
Elke herinnering vóór verzending; grote klanten altijd handmatig.
Documentcontrole
Certificaten, pakbonnen, projectdocumenten.
Controle op volledigheid en geldigheid, ontbrekende stukken opgevraagd.
Wat er naar de klant of opdrachtgever gaat.
Orderstatus en klantvragen
Vragen van klanten over levering en status, in uw mailbox.
Een antwoord op basis van de actuele orderstatus in uw systeem.
Het antwoord, totdat u de agent vertrouwt voor standaardvragen.
Wat een AI-agent níet is
De term wordt op dit moment voor alles gebruikt. Voor de duidelijkheid over wat u koopt:
- —
Geen chatbot op uw website. Een agent doet werk in uw systemen; hij praat niet met bezoekers.
- —
Geen vervanging van uw boekhoudpakket of ERP. De agent werkt in wat u al heeft.
- —
Niet volledig autonoom. Elke uitgaande actie wacht op uw akkoord, totdat u zelf besluit dat een categorie zonder kan.
- —
Geen oplossing voor een proces dat elke week anders gaat. Dan vereenvoudigen we eerst. Daar begint elk traject.
Hoe we een agent bouwen
Dezelfde aanpak als elk NineMinds-traject: het werk begrijpen, het proces vereenvoudigen, en dan het kleinste bouwen dat het laat werken.
Process Review
45 minuten, gratis. Eén proces: wat het moet opleveren, waar het werk vastloopt, en of een agent daar het juiste middel is. Soms is het antwoord nee.
Vereenvoudigen
Welke stappen kunnen weg, welke uitzonderingen moeten bij een mens blijven. U krijgt de voorgestelde werkwijze en de verwachte tijdwinst vóór de bouw, met een vaste prijs.
Bouwen en koppelen
De agent wordt gebouwd op uw echte documenten en gekoppeld aan uw pakket, mailbox of portaal. Eerst meekijken, dan goedkeuren, dan pas doen.
Aantonen
We vergelijken met het startpunt: uren, fouten, doorlooptijd. Daarna beslist u zelf over een volgende agent. Geen jaarcontract.
Wat het kost
Een vaste projectprijs, afgesproken na de Process Review. Geen uurtje-factuurtje, geen licentie per gebruiker, geen jaarcontract. Wat u betaalt hangt af van het proces, het aantal koppelingen en het aantal uitzonderingen dat de agent moet herkennen. Daarom noemen we hier geen bedrag dat toch niet klopt.
Een medewerker besteedt 8 uur per week aan orders overtypen en controleren. Bij €38 per uur aan loonkosten (inclusief werkgeverslasten) is dat ongeveer €15.800 per jaar. Een agent die 80% van dat werk overneemt en de rest ter goedkeuring voorlegt, geeft ruim 6 uur per week terug, circa €12.500 per jaar, en haalt de overtypfouten eruit die zelden in deze som staan.
Ter vergelijking: bureaus die standaardagents leveren, noemen bedragen van enkele honderden euro's setup plus een maandbedrag. Dat kan een goede keuze zijn voor een generieke taak. Wij bouwen rond uw proces, met koppelingen en uitzonderingen, en zeggen het als een standaardtool voldoende is.
Werkt in de systemen die u al gebruikt
Plus uw mailbox, klantportalen en webshop. De agent vervangt niets. Hij zet schone, gecontroleerde data in wat er al staat. We bouwen op Exact Online; een AFAS-koppeling is in voorbereiding. Werkt u met een ander pakket? Dan kijken we eerst of er een bruikbare koppeling is — en zeggen we het eerlijk als die er niet is.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een AI-agent en een chatbot of Copilot?
Een chatbot beantwoordt vragen. Een Copilot helpt de persoon die zelf aan het werk is. Een agent voert een afgebakende taak uit in uw systemen zonder dat iemand erom hoeft te vragen: hij leest de order of factuur, controleert, bereidt de actie voor en legt die ter goedkeuring voor. Het werk verschuift van doen naar controleren.
Wat is het verschil met RPA of een n8n- of Zapier-flow?
RPA en flows volgen vaste regels en breken zodra de input afwijkt: een pdf met een andere opmaak, een order zonder artikelnummer. Een agent leest het document zoals een medewerker dat doet, herkent de uitzondering en legt die aan u voor in plaats van vast te lopen. Voor een taak zonder uitzonderingen is een gewone flow vaak goedkoper; dat zeggen we dan ook.
Moeten we ons boekhoudpakket of ERP vervangen?
Nee. De agent werkt in uw eigen systemen: Exact Online, uw mailbox en de portalen van uw klanten. Een AFAS-koppeling is in voorbereiding. Werkt u met een ander pakket? Dan kijken we eerst of er een bruikbare koppeling is, en zeggen we het eerlijk als die er niet is. Hij zet schone, gecontroleerde data in het systeem dat u al gebruikt. U houdt het overzicht in uw eigen tools.
Wat gebeurt er als de agent een fout maakt?
Elke uitgaande actie wacht op uw akkoord, dus een fout blijft binnen. De agent laat bij elk voorstel zien wat hij heeft gelezen en waarom hij tot dit voorstel komt. Een afgekeurd voorstel gebruiken we om de regels aan te scherpen. Vanaf dag één is er een logboek van elke stap.
Waar staat onze data en wie kan erbij?
Alle data wordt binnen de EU verwerkt en opgeslagen, AVG-compliant. Uw documenten worden niet gebruikt om modellen te trainen. De agent krijgt alleen de rechten die hij voor zijn taak nodig heeft: lezen waar hij moet lezen, klaarzetten waar hij moet klaarzetten, en nooit zelfstandig versturen.
Kunnen we niet beter zelf iets bouwen met n8n of Zapier?
Voor een eenvoudige flow zonder uitzonderingen: ja, doe dat. Voor een proces met pdf's, portalen en afwijkende gevallen is het bouwen zelden het probleem, het onderhouden wel. Elke nieuwe klant, elk nieuw factuurformaat en elke wijziging in een portaal komt dan bij u terecht. Wij bouwen de agent, koppelen hem en houden hem werkend.
Hoe snel staat een agent live en wat kost het?
De eerste agent staat binnen 3 weken live, voor een vast bedrag dat na de gratis Process Review wordt afgesproken. Voorwaarde: in de eerste week toegang tot uw pakket en mailbox, en echte voorbeelddocumenten. Geen uurtje-factuurtje, geen licentie per gebruiker, geen jaarcontract. Bevalt het, dan beslist u zelf over een volgende agent.
Welk proces eerst?
In 45 minuten kijken we samen naar één deel van uw operatie: wat het moet opleveren, waar het werk vastloopt, en of een agent daar het juiste middel is. Gratis, vrijblijvend, en soms is het eerlijke antwoord dat iets eenvoudigers volstaat.