Procesoptimalisatie in het mkb: zo kies en meet je het eerste proces
NineMinds · 5 min leestijd
Laatst bijgewerkt: 28 september 2026
De meeste procesverbeteringen in kleine bedrijven stranden niet op de oplossing. Ze stranden eerder: bij de keuze van het proces, of bij het ontbreken van een meting. Dan wordt er een week aan iets gewerkt dat weinig oplevert, of niemand kan achteraf zeggen of het beter is.
Dit artikel gaat over die eerste twee stappen. Hoe kies je het proces dat de moeite waard is? En hoe meet je het zo dat je na een maand weet of het werkt? Met een scoremodel, een nulmeting in vijf getallen en een uitgewerkt voorbeeld. Hoe je daarna automatiseert, staat in een apart artikel.
Welk proces kies je eerst? Een scoremodel
Kies niet het proces dat het meest irriteert, en ook niet het proces dat het makkelijkst te automatiseren lijkt. Geef elk kandidaat-proces een score op zes punten, van 1 (weinig) tot 3 (veel). Het proces met de hoogste score is je eerste.
| Criterium | 1 punt | 3 punten |
|---|---|---|
| Hoe vaak komt het voor? | Maandelijks of minder | Dagelijks |
| Actieve tijd per week | Minder dan een uur | Meer dan vijf uur |
| Aantal overdrachten | Eén persoon doet alles | Drie of meer mensen of systemen |
| Herstelwerk | Zelden iets terug | Wekelijks correcties of navraag |
| Duidelijk begin en einde | Loopt over in ander werk | Herkenbaar: van binnenkomst tot klaar |
| Gevolg voor de klant | Niemand merkt vertraging | Klant wacht of krijgt fouten |
Voorbeeld: drie kandidaten naast elkaar
Een groothandel met twaalf medewerkers twijfelt tussen drie processen. Orderinvoer: orders komen per mail, als pdf en via de webshop binnen en worden overgetypt. Inkoopfacturen: die worden gecontroleerd tegen de pakbon. En de maandelijkse voorraadtelling.
| Criterium | Orderinvoer | Inkoopfacturen | Voorraadtelling |
|---|---|---|---|
| Frequentie | 3 | 2 | 1 |
| Actieve tijd per week | 3 | 2 | 2 |
| Overdrachten | 3 | 2 | 1 |
| Herstelwerk | 3 | 2 | 2 |
| Begin en einde | 3 | 3 | 3 |
| Gevolg voor de klant | 3 | 1 | 1 |
| Totaal | 18 | 12 | 10 |
De nulmeting: vijf getallen, één week
Meet het gekozen proces een week lang, zoals het nu loopt. Niet zoals het zou moeten. Vijf getallen zijn genoeg.
- Volume: hoeveel gevallen komen er per week binnen?
- Actieve tijd: hoeveel minuten werkt iemand er echt aan, per geval? Wachten telt hier niet mee.
- Herstelwerk: hoeveel gevallen moeten terug voor een correctie, een vraag of een tweede poging?
- Doorlooptijd: hoe lang duurt het van binnenkomst tot klaar? Kijk naar het gemiddelde én naar de traagste gevallen.
- Onderbrekingen: hoe vaak per dag moet iemand er zijn andere werk voor onderbreken?
Het verschil tussen werktijd en wachttijd
Een order die anderhalve dag onderweg is, kost niet anderhalve dag werk. Vaak zit er een paar minuten echt werk in, en de rest is wachten: in een mailbox, op een collega, op een vraag aan de klant. Dat onderscheid bepaalt wat je moet verbeteren.
Een eenvoudige vuistregel helpt. Het aantal gevallen dat tegelijk openstaat, is gelijk aan het aantal dat per dag binnenkomt, maal de doorlooptijd in dagen. Dat heet de wet van Little. Komen er vijftien orders per dag binnen en duurt het anderhalve dag, dan staan er steeds zo'n tweeëntwintig orders open. Wil je de doorlooptijd halveren, dan moet dat aantal halveren. Harder werken per order helpt daar nauwelijks bij. Minder laten liggen wel.
Uitgewerkt voorbeeld: orderinvoer, voor en na
Terug naar de groothandel. De nulmeting laat zien: 75 orders per week, zes minuten actieve tijd per order, acht orders die terug moeten omdat er iets ontbreekt, een kwartier herstelwerk per keer. Samen ruim negen uur per week. De doorlooptijd is anderhalve dag, omdat orders in vier losse rondes per dag worden opgepakt.
De verbeteringen zijn klein. Eén artikellijst in plaats van drie. Een vast bestelformulier voor de vijf grootste klanten. Twee vaste verwerkingsrondes per dag, in plaats van tussendoor. Er is nog niets geautomatiseerd.
| Getal | Voor | Na |
|---|---|---|
| Orders per week | 75 | 75 |
| Actieve tijd per order | 6 minuten | 4 minuten |
| Orders met herstelwerk | 8 per week | 2 per week |
| Uren per week | Ruim 9 | Ruim 5 |
| Doorlooptijd | 1,5 dag | Een halve dag |
| Onderbrekingen per dag | Doorlopend | 2 vaste rondes |
En daarna: automatiseren wat overblijft
Na de verbetering is het proces kleiner en voorspelbaarder. Dat is het moment om te kijken wat er nog overblijft aan herhaalwerk, en of automatisering daar iets toevoegt. In het voorbeeld is dat het overnemen van de orders uit mail en pdf: vijf uur per week, met een vast patroon. Een goede kandidaat.
Soms is het antwoord ook: niets meer doen. Als het proces na de verbetering een uur per week kost, is een checklist genoeg.
Veelgestelde vragen
Wat is procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie is het doelgericht verbeteren van de stappen, overdrachten, informatie en verantwoordelijkheden waarmee een resultaat tot stand komt. Minder stappen is alleen beter als kwaliteit en noodzakelijke controles blijven.
Welk proces moet ik als eerste verbeteren?
Het proces dat het vaakst voorkomt, de meeste actieve tijd kost, via meerdere mensen of systemen loopt en regelmatig herstelwerk oplevert. Geef kandidaten een score op die punten en begin met de hoogste.
Hoe lang moet ik meten?
Een week is meestal genoeg voor een proces dat dagelijks of wekelijks voorkomt. Meet daarna opnieuw na vier weken, met dezelfde vijf getallen.
Heb ik speciale software nodig om te meten?
Nee. Een eenvoudige lijst per dag met volume, minuten en herstelwerk is genoeg. Het meetsjabloon op deze pagina helpt daarbij.
Is procesoptimalisatie hetzelfde als kosten besparen?
Niet alleen. De opbrengst kan ook een kortere doorlooptijd zijn, minder fouten, meer capaciteit of minder onderbrekingen. Bepaal vooraf welk getal je wilt verbeteren.